Tips om oplichting door frauduleuze VvE Beheerders te voorkomen
Verenigingen van Eigenaren (VvE) vertrouwen logischerwijs op hun beheerders om de financiële en administratieve aspecten van hun gebouw te beheren. Maar is dit vertrouwen echter wel zo’n goed idee? Er zijn meerdere gevallen bekend van VvE beheerders die frauduleuze activiteiten verricht hebben met financieel verlies voor de leden tot gevolg. Om dergelijke zwendel te voorkomen is het cruciaal dat VvE leden proactieve maatregelen nemen en ervoor zorgen dat het beheer van hun vereniging transparant en verantwoord gebeurt. In deze blog bespreken we tips om oplichting door VvE beheerders te voorkomen of in ieder geval minder waarschijnlijk te maken.
Waarom worden VvE’s steeds vaker het doelwit van fraude?
Het is gemakkelijk om aan te nemen dat een beheerder altijd goed werk levert, maar zelfs zij kunnen moeite hebben om alles grondig te controleren. Er kunnen personen binnen een organisatie zijn die hun toevlucht nemen tot het gebruik van geld van anderen om hun eigen problemen op te lossen. Het gebruik van VvE gelden kan dan een gemakkelijke oplossing lijken. Het is daarom belangrijk om voorzichtig te zijn en ervoor te zorgen dat alle financiële transacties legitiem zijn om mogelijke oplichting te voorkomen. Door onderstaande tips op te volgen kunnen VvE leden zichzelf en hun vereniging beschermen tegen financiële fraude en wanbeheer.
Tip 1: Het vier ogen principe
Een doeltreffende manier om oplichting door VvE Beheerders te voorkomen is het vier ogen principe. Dit beginsel vereist dat belangrijke transacties namens de VvE, zoals contracten of betalingen, door ten minste twee bevoegde personen worden goedgekeurd. Dit zorgt ervoor dat alle transacties transparant zijn en door de vereniging worden goedgekeurd, waardoor het risico van frauduleuze activiteiten afneemt.
Het is ook belangrijk om met uw beheerder te overleggen en te zorgen dat alle betalingen voortaan door een tweede persoon worden geautoriseerd. Dit betekent dat de beheerder de betaling voorbereidt en bijvoorbeeld de voorzitter of een ander bestuurslid deze goedkeurt.
Tip 2: Houd toezicht
Het goed in de gaten houden van de financiële activiteiten van de VvE is cruciaal om oplichting door VvE Beheerders te voorkomen. Dit houdt onder meer in dat de bankrekeningen van de vereniging regelmatig worden gecontroleerd en dat ervoor wordt gezorgd dat de juiste bestuurders en het juiste postadres bij de Kamer van Koophandel zijn geregistreerd. Door een nauwkeurige en actuele administratie bij te houden, kunnen VvE leden verdachte activiteiten snel signaleren en passende maatregelen nemen om financiële fraude te voorkomen.
Tip 3: Transparantie
Het Is belangrijk om als VvE te zorgen dat u een VvE beheerder heeft die altijd inzage geeft in de financiële administratie zodat het bestuur en de kascommissie 24 uur per dag kan inloggen bij de VvE en de standen en verschillende rekeningen en bankafschriften kunnen inzien.
Het advies van Direct VvE Beheer
Het is verstandig voor een VvE om ook te kijken met wie ze zaken doen. Een aantal vragen die de VvE kan stellen:
Hoewel deze punten fraude niet kunnen uitsluiten zegt dit in veel gevallen wel iets over de integriteit
van de beheerder.
Een punt dat vaak over het hoofd wordt gezien is bereikbaarheid. Een frauduleuze beheerder is vaak voor langere tijd slecht tot niet te bereiken. Het kan natuurlijk altijd zijn dat uw VvE beheerder of accountmanager even op vakantie is of ziek is, maar als dit meerdere weken het geval is zonder dat er vervanging geregeld is, waardoor zaken helemaal niet worden opgepakt, is dit geen goed teken en reden voor de VvE om alert te zijn.
De meeste beheerders willen hun klanten goed van dienst zijn en zullen nooit frauderen. Daarom is het altijd belangrijk om samen met uw beheerder in gesprek te gaan over welke maatregelen getroffen kunnen worden om de kans op fraude te minimaliseren. Veel beheerders werken graag mee aan het veiliger maken van VvE gelden en het voorkomen van fraude want eerlijk is eerlijk als een beheerder fraudeert is dit een smet op het beroep van alle VvE beheerders die wel goed werken, te vertrouwen zijn en het beste voor hebben met hun VvE`s.
